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RFP不要:避免這些常見錯誤
來源:南京網站制作 時間:2019-10-14 07:46:03
如果您根據請求的建議文件或RFP進行快速搜索,則會發現一連串的文章,內容涉及這些文檔的可怕程度,它們在現代商業世界中的死亡情況以及如何最好地避免使用它們費用。這些帖子不僅在小型代理商博客上;您會在熱門結果中找到有關《福布斯》和《公司》的文章。
 
就像權威人士宣布電子郵件浪費時間一樣,這些文章也始終沒有講到這一點。RFP是一種工具。如果正確使用它們,它們可能會非常有價值,但是就像使用螺絲刀的后端擰入釘子一樣,如果使用不當,結果可能是災難性的。
 
我們喜歡RFP。或者至少我們喜歡寫得好,周到的。我們的許多最好的客戶已經使用了RFP進行初步接觸,過程了解他們的組織和范圍界定他們的項目之一是為更好。實際上,我們75%至85%的新客戶開始與RFP進行討論。
 
這些都是積極的經歷,但是這些好的例子卻被眾多可怕的RFP淹沒了-這就是為什么您看到這么多負面文章的原因。以下是一些可以考慮的最佳做法:
 
簡短供應商清單
避免問太多問題,尤其是開放式問題
不要定義提案的順序或長度
避免提出容易被公司網站回答的問題
不要使用商品獲取模板
不要定義過程
如果您要求提供有關代理商的信息,請至少提供有關您自己組織的信息
留出改變的空間
不要要求參考
 
簡短供應商清單
將一個文檔發送給100個公司,然后僅等待最佳響應以篩選出最高版本的想法有些浪漫。這種方法的現實是,您的團隊不會對任何特定的響應或任何特定的供應商給予太多的關注。此外,要包括100個供應商,通常需要刮掉筆筒的底部,并與您從未考慮過的代理商聯系。
 
一個好的經驗法則是選擇一些您有時間通過??電話與之交談的投標人。
 
避免問太多問題,尤其是開放式問題
這是一條不錯的路線,因為您想選擇一個能夠真正了解該行業并且能夠幫助您改善在線營銷的供應商;但是,最好的代理機構很忙,可能會將其視為浪費時間。
 
舉一個例子:去年下半年,我們收到了RFP,其中包含90多個(!!!)問題,例如“描述您的SEO優化策略?”和“請描述您的博客網站流程?”這些是您可以寫一個“預訂有關但仍未提供與改善此特定客戶的營銷計劃有關的信息。
 
不要定義提案的順序或長度
通常,這表明組織希望使其比較容易,以將建議轉換為Excel文檔。問題在于,您正在雇用一家公司向受眾提供直觀,易懂的內容,并且提案的組織方式(或未組織方式)是該公司可以很好地實現目標的重要指標。
 
避免提出容易被公司網站回答的問題
這是最明顯的跡象,表明組織剛剛通過電子郵件將RFP發送給在Google搜索中找到的每家公司。從我們的角度來看,我們不明白為什么有人會采用這種方法。您不會像這樣購買房屋或汽車-您會篩選選項并查看一些似乎滿足您需求的選項。
 
敏銳。對您正在聯系的公司甚至整個行業進行一些研究。請與具有出色站點和可證明滿足您需求能力的產品組合的代理商聯系。
 
不要使用商品獲取模板
這是聯邦,州和地方政府組織在尋找網站供應商時犯的經典錯誤。這些實體想以購買自助餐廳用豆子或警車用輪胎的方式購買網站。我們甚至已經看到RFP包含剩余語言,例如“件數”和“每件價格”。
 
我們認為網站比產品更能提供服務。即使您不同意,建立網站的過程也需要您選擇的供應商利用他們的專業知識,經驗和協作技能來引導您完成該過程。
 
這是對政府招標過程中存在的問題的一個很好的探討,甚至有些狡猾。
 
實際上,讓我們擴展此建議。如果政府機構在其RFP中采取了某些措施,則相反。
 
不要定義過程
這也可能是一個灰色區域。顯然,可以說您希望所選的供應商與您的團隊緊密合作。哪里出了問題,是您的團隊定義了所選供應商的工作方式。例如:
 
您將在此日期舉行一次發現會議
然后您將執行x,y,z
初始設計將在該日期交付
設計簽字將在此日期之前進行
這種方法有兩個主要問題。1.您正在聘請一名網站設計師,是因為您的團隊沒有建立網站的專業知識。你為什么要告訴他們如何做他們的工作?2.這是您的公司不應該做的工作,所以不要讓自己瘋了!
 
如果您要求提供有關代理商的信息,請至少提供有關您自己組織的信息
我們從許多稱為“信息索取”(RFI)或“資格索取”(RFQ)的機構中獲得了許多文件,以獲取基本信息,以將重點放在少數選定的合作伙伴上。只要您玩得公平,就可以了-實際上,這實際上很棒。如果要執行適當的RFI,請詢問一些基本信息,例如:
 
它有多少名員工
經營多久了
是否外包任何工作
最近有哪些很棒的項目
除非您愿意提供有關您自己的組織,目標,項目范圍和預算的詳細信息,否則不要問公司將如何滿足您的特定需求。
 
留出改變的空間
下一個達到其RFP時間軸中指定的選擇日期的客戶將是第一個這樣做的客戶。它總是需要比預期更長的時間,這只是審查和選擇代理商。通常,法律審查會在選擇之后將項目再推遲一到三周,從而將發現推遲到最初的目標日期之后一個月。
 
關鍵是編寫RFP時無法規劃所有可能發生的情況。您可以接受自己無法預測一切,然后在流程中建立靈活性。
 
不要要求參考
這只是普通禮貌。在Gravitate,我們有一群我們所鐘愛的推薦人,我們會盡力謹慎地詢問他們的時間。如果您剛剛將RFP發送給10個代理商,希望將范圍縮小到3或4,請不要在該初始文檔中要求提供參考。有足夠的時間對這些決賽選手進行盡職調查,等到該信息真正有用時,尊重他們與客戶的關系。

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